Podejście do klienta w biurze rachunkowym

Prowadzenie ksiąg zgodnie z przepisami, szybka obsługa oraz bezpieczeństwo powierzonych informacji – to minimum, które musi oferować biuro rachunkowe. Oprócz tego w ostatnich latach obserwuje się szybką intelektualizację zawodu księgowego. Powodem są coraz większe wymagania stawiane osobom wybierającym tę profesję. Czego możesz oczekiwać po współpracy z profesjonalnym biurem rachunkowym?

Jak wygląda oferta biur rachunkowych?

Jak wynika z badania „Outsourcing usług księgowych, prawnych i podatkowych w firmach w Polsce” przeprowadzonego przez KPMG, na współpracę z biurami rachunkowymi zdecydowało się 65 proc. ankietowanych. Czego mogą oni oczekiwać od takich podmiotów?

Oferta biur rachunkowych wykracza daleko poza samo prowadzenie ksiąg rachunkowych. Współpraca z klientem często zaczyna się jeszcze zanim zostanie on przedsiębiorcą i obejmuje też działania, których celem jest zmniejszenie zagrożeń związanych z prowadzeniem firmy.

Pomoc jeszcze przed założeniem działalności

Proces zakładania działalności gospodarczej jest związany z określonymi formalnościami. Wypełnianie wniosków, składanie stosownych dokumentów do urzędów – w zależności od wybranej przez przedsiębiorcę formy prawnej te działania mogą być czasochłonne. Wielu przyszłych przedsiębiorców oczekuje wsparcia choćby na etapie starania się o dotację z urzędu pracy. Do tego dochodzi konieczność określenia najkorzystniejszej formy opodatkowania. Pomoc w tych czynnościach może właśnie biuro rachunkowe.

Dzięki wszechstronnej pomocy otrzymanej od biura rachunkowego jeszcze przed założeniem firmy, przyszły przedsiębiorca może skoncentrować się na rozwoju swoich produktów czy usług.

Prowadzenie ksiąg rachunkowych

Biuro rachunkowe dba o terminowość rozliczeń z urzędami i porządek w księgach rachunkowych. Przedsiębiorca otrzymuje informacje o wysokości podatku i składek ZUS do zapłaty oraz terminie ich uregulowania. Nowoczesne biura rachunkowe nie ograniczają się przy tym do kontaktu telefonicznego (czy mailowego), ale udostępniają swoim klientom specjalne systemy online, dzięki którym przedsiębiorcy mogą w dowolnym momencie sprawdzić rozliczenia.

Mimo że prowadzenie ksiąg to wciąż kluczowa rola biur rachunkowych, to dziś praca księgowego polega na czymś znacznie więcej niż tylko wypełnianiu rubryk – ważne, aby biuro rachunkowe zapewniało przedsiębiorcy wsparcie na każdym etapie rozwoju jego biznesu.

Jak jeszcze może pomóc biuro rachunkowe?

Zakres obowiązków biura rachunkowego wynika z zawartej z klientem (czyli przedsiębiorcą) umowy. Jednak nie musi on obejmować wyłącznie prowadzenia ksiąg rachunkowych – biuro może wykonywać dodatkowe czynności. Pracownicy biura powinni pomagać w zminimalizowaniu ryzyka, jakie wiąże się z prowadzeniem działalności. Taka pomoc może obejmować m.in.:

Przygotowywanie wniosków o interpretacje indywidualne

Otrzymując interpretację, przedsiębiorca zyskuje pewność, że urzędnicy interpretują przepisy w ten sam sposób co on. Mimo że urząd skarbowy nie musi uwzględniać interpretacji, to jej posiadanie zawsze jest korzystne dla podatnika. O taką interpretację wystąpić warto choćby wówczas, gdy firma ma w planach przeprowadzenie niestandardowej inwestycji.

Wsparcie w zakresie bieżącej działalności

Rola księgowego zmienia się wraz z rozwojem technologii. Dziś nie jest on już postrzegany wyłącznie jako rachmistrz, ale również jako kompetentny specjalista w zakresie rachunkowości. Jego praca nie polega wyłącznie na uzupełnianiu kolejnych rubryk i ich sumowaniu, ale również informowaniu klienta. Nieprecyzyjne regulacje czy możliwość uchybienia przepisom podatkowym – księgowy będzie wiedział jak zaksięgować nawet najbardziej nietypowe koszty. Warto zatem współpracować z profesjonalnym biurem księgowym.

Wsparcie w zakresie przekształceń przedsiębiorstwa

Przedsiębiorcy prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą mogą w pewnym momencie rozważać przekształcenie jej w spółkę. Wsparcie biura rachunkowego na etapie przekształcenia firmy jest bezcenne. Dotyczy to także sytuacji, gdy przedsiębiorca potrzebuje pomocy przy skompletowaniu dokumentów do wniosku kredytowego czy leasingowego.

Czym kierować się przy wyborze biura rachunkowego?

Jeżeli chcesz wybrać dobre biuro rachunkowe i tym samym uniknąć konieczności jego zmiany w przyszłości, zwróć uwagę na kilka aspektów. 

Bezcenne jest pierwsze wrażenie. To właśnie w czasie osobistego (czy przeprowadzonego za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej) spotkania możesz ustalić, w jakim zakresie biuro rachunkowe będzie w stanie wesprzeć Twoją firmę. Najlepiej, aby wsparcie było kompleksowe. Niektóre biura, jak np. biuro rachunkowe Peter Green, współpracują też z kancelariami prawnymi i doradcami podatkowymi. Wszystko po to, aby w jak największym stopniu odciążyć przedsiębiorcę i jednocześnie zminimalizować ryzyko biznesowe.

Aktualnie do dyspozycji księgowych pozostaje cała paleta rozmaitych narzędzi, które znacznie przyspieszają rutynowe czynności. Warto zapytać o programy, z których korzysta biuro rachunkowe. To szczególnie istotna informacja dla intensywnie rozwijających się firm. Dla przykładu: dzięki możliwości importowania dokumentów z programu do programu oszczędzisz czas. W ten sposób ograniczone zostaje ryzyko popełnienia kosztownych błędów na etapie wprowadzania danych do systemu księgowego.

Kluczową kwestią jest też bezpieczeństwo. Biuro rachunkowe ma pełny wgląd w sytuację finansową firmy. Dlatego sposób przechowywania dokumentów czy stosowane zabezpieczenia technologiczne są kluczowe. Istotne jest również to, czy biuro rachunkowe posiada polisę OC i jaka jest suma tego ubezpieczenia.